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Dokumente finden, statt suchen.

Dokumentenmanagement

Ihr Ansprechpartner

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Warum ein Dokumentenmanagementsystem?

Haben Sie sich schon einmal geärgert, weil Sie gefühlt eine Ewigkeit nach einem Dokument gesucht haben? Das muss nicht sein. Wir zeigen Ihnen wie wir unsere Vision «Dokumente finden, statt suchen» mit unseren Solutions umsetzen.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann aber noch viel mehr:

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ZEIT UND GELD SPAREN

Keine zeitraubende Suche im physichen Archiv

Schnelles Finden aller relevanten Informationen

Suche auch nach Dokumentinhalten

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JEDERZEIT VON ÜBERALL ZUGREIFEN

Geräteunabhängig und sicher zugreifen

Mitarbeitende sind stets auskunftsfähig

Mobile App verfügbar

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PROZESSE DIGITALISIEREN

Digitale Freigabeprozesse

Nachvollziehbarkeit gewährleisten

 

Automatische Ablage von Dokumenten

 

Medienbrüche vermeiden

Revisionssicherheit bei digital Archiven

Es ist zu beachten, dass sich der Begriff „Revisionssicherheit“ gemäss GeBüV nicht ausschliesslich auf die Technik/ein System bezieht, sondern auf rechtliche Rahmenbedingungen. Dazu gehören die folgende:

Ordnungsmässigkeit

Vollständigkeit

Sicherheit des Gesamtverfahrens

Sicherheit des Gesamtverfahrens

Schutz vor Veränderung und Verfälschung

Sicherung vor Verlust

Nutzung nur durch Berechtigte

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Dokumentation des Verfahrens

Nachvollziehbarkeit

Prüfbarkeit

Die markierten Punkte werden aus technischer Sicht mit unseren Solutions adressiert. Das heisst, aus technischer Sicht steht einer rechtskonformen digitalen Archivierung nichts mehr im Weg.

Systeme intelligent verbinden

Abacus

Die Schweizer ERP-Gesamtlösung können wir für Sie über eine standardisierte Schnittstelle an das digitale Archiv anbinden. Dabei findet eine über TLS/SSL authentifizierte und Datenübertragung basierend auf modernster WEB-Technologie statt.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Egal, ob es um das neue Microsoft Dynamics 365 Business Central, die Produktlinien Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX oder Microsoft Dynamics CRM geht: Unsere Solutions arbeiten optimal mit Ihren ERP- und CRM-Systemen von Microsoft zusammen und stellen dadurch einen reibungslosen Informationsfluss im Unternehmen sicher.

Microsoft Outlook

Erweitern Sie Microsoft Outlook um eine Vielzahl an Dokumentenmanagement-Funktionalitäten:
•    E-Mails bequem per Drag-and-drop im digital Archiv ablegen
•    Bereichsübergreifende Suche sowohl in Outlook als auch im digitalen Archiv
•    Dokumentenvorschau direkt in Outlook integriert
•    Direktes Abbilden von zentralen Repository-/Akten-/Unternehmensablagestrukturen in Outlook

Microsoft Teams

Viele Anwendungen lassen sich bereits im Standard schnell und einfach in Microsoft Teams integrieren. Dies ist auch mit unseren Solutions möglich. Beispielsweise können Dokumente und Ordner aus dem digitalen Archiv mit einem Microsoft Teams-Channel geteilt werden. Dabei verbleiben die Daten im sicheren digitalen Archiv.

Weitere Fachanwendungen

Die Integration von weiteren Fachanwendungen ist möglich. Sie können uns gerne kontaktieren, um zu prüfen, wie wir Ihre Fachanwendungen am besten integrieren können.

Digitale Unterschrift

Mit digitalen Signaturen können Verträge, Auftragsbestätigungen, Rapporte und weitere Dokumente rechtsgültig elektronisch signiert werden. Dabei integrieren wir eine Schweizer Signierlösung in das digitale Archiv. Dadurch können Sie Verträge schneller abschliessen, Kosten reduzieren, papierlos von überall und die Echtheit von Signaturen innerhalb von Sekunden überprüfen.

 

Dabei werden die folgenden E-Signatur Standards unterstützt:

Basic

EES

Einfache
elektronische
Signatur

Dokumente
ohne gesetzliche
Formvorschrift mit
geringem Haftungsrisiko.

Hoch

FES

Fortgeschrittene
elektronische
Signatur

Dokumente
ohne gesetzliche
Formvorschrift mit
kalkulierbarem Haftungsrisiko.

Maximal

QES

Qualifizierte
elektronische
Signatur

Der handschriftlichen
Unterschrift gemäss
Schweizer and EU-
Recht gleichgestellt

Dokumente
mit gesetzliche
Formvorschrift oder hohem
Haftungsrisiko.

Business Solutions

Digitaler Posteingang

Rechnungen, Bestellungen, Formulare, Anfragen und vieles mehr erreichen in klassischer Briefform oder auch elektronisch, zum Beispiel als E-Mail, Ihr Unternehmen. Das grosse Postaufkommen sorgt in der Posteingangsstelle für einen enorm hohen Aufwand, denn alle Posteingänge müssen gesichtet, erfasst und verteilt werden.

Zur Bewältigung und effektiven Bearbeitung sind leistungsfähige Mechanismen notwendig. Die digitale Bearbeitung des Posteingangs mit einer automatisierten Erkennung von Dokumenten und Informationen bietet deutliche Mehrwerte für Ihr Unternehmen.

Rechnungsmanagement

Die Solution für den elektronischen Rechnungseingang macht Schluss mit mühsamer manueller Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen. Vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe, über Abteilungen oder sogar Standorte hinweg – für reibungslose Buchhaltungsprozesse, digital und automatisiert. Dadurch erhöhen Sie die Effizienz Ihres Rechnungsmanagements massgeblich.

Ob PDF per Mail oder gescanntes Dokument, die Invoice-Solution erkennt sämtliche Formate und liest alle wichtigen Informationen aus, die für den Rechnungseingang relevant sind.

Vertragsmanagement

Mit der Vertragsmanagement Solution verwalten Sie alle vertragsrelevanten Dokumente effizient und sicher. Ihre Vertragsdokumente liegen zentral und rechtskonform im digitalen Archiv. Der Workflow sorgt dabei für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Schnell, voll automatisiert und ohne Medienbrüche.

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte von ELO unterstützt Sie beim Aufbau einer elektronischen Personalakte und vereint sämtliche Dokumente formatunabhängig an einem zentralen Ort.

Bewerbermanagement

Die Bewerbermanagement Solution erleichtert den kompletten Recruiting-Prozess: Von der Ausschreibung bis zur finalen Einstellung oder Absage bleibt jeder Schritt transparent.

Weiterbildungsmanagement

Die Solution für Weiterbildungsmanagement bietet ein modernes Learning-Management-System und vereint Lernplattform und Kursverwaltung unter einem Dach: Organisation, Durchführung und Auswertung sind automatisiert, nutzerfreundlich und intelligent umsetzbar. Social-Learning-Elemente beziehen die Teilnehmer aktiv mit ein – für motivierende Lernerlebnisse.

Wissensmanagement

Die Solution ELO bündelt sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank. Mit leistungsfähigen Schnittstellen verbindet die Solution Informationsinseln und isolierte Datensilos zu einer unternehmensweiten Informations- und Wissensplattform. Wissensaufbau und Wissenstransfer gestalten Sie so effektiv und effizient. Als zentrale Basis für Ihren langfristigen Unternehmenserfolg.

Besuchermanagement

Erfassen und verwalten Sie Ihre Besucherdaten vollständig digital. Machen Sie das Besuchermanagement zu einem ganz persönlichen Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Für schnelle, effizientere Arbeitsabläufe und zufriedenere Besucher. Profitieren Sie von den umfangreichen Funktionen der Solution und sorgen Sie damit für einen professionellen und bleibenden Eindruck bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern.

E-Akte

Die Solution ist speziell auf die Bedürfnisse von Verwaltungen und Behörden ausgelegt. Mit der E-Akte für die öffentliche Verwaltung und der automatisierten Vorgangsbearbeitung steigern Sie die Effizienz Ihres Verwaltungshandelns.