Dokumente finden, statt suchen.
Dokumentenmanagement
Ihr Ansprechpartner
Warum ein Dokumentenmanagementsystem?
Haben Sie sich schon einmal geärgert, weil Sie gefühlt eine Ewigkeit nach einem Dokument gesucht haben? Das muss nicht sein. Wir zeigen Ihnen wie wir unsere Vision «Dokumente finden, statt suchen» mit unseren Solutions umsetzen.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann aber noch viel mehr:
ZEIT UND GELD SPAREN
Keine zeitraubende Suche im physichen Archiv
Schnelles Finden aller relevanten Informationen
Suche auch nach Dokumentinhalten
JEDERZEIT VON ÜBERALL ZUGREIFEN
Geräteunabhängig und sicher zugreifen
Mitarbeitende sind stets auskunftsfähig
Mobile App verfügbar
PROZESSE DIGITALISIEREN
Digitale Freigabeprozesse
Nachvollziehbarkeit gewährleisten
Automatische Ablage von Dokumenten
Medienbrüche vermeiden
Revisionssicherheit bei digital Archiven
Es ist zu beachten, dass sich der Begriff „Revisionssicherheit“ gemäss GeBüV nicht ausschliesslich auf die Technik/ein System bezieht, sondern auf rechtliche Rahmenbedingungen. Dazu gehören die folgende:
Ordnungsmässigkeit
Vollständigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prüfbarkeit
Die markierten Punkte werden aus technischer Sicht mit unseren Solutions adressiert. Das heisst, aus technischer Sicht steht einer rechtskonformen digitalen Archivierung nichts mehr im Weg.
Systeme intelligent verbinden
Abacus
Die Schweizer ERP-Gesamtlösung können wir für Sie über eine standardisierte Schnittstelle an das digitale Archiv anbinden. Dabei findet eine über TLS/SSL authentifizierte und Datenübertragung basierend auf modernster WEB-Technologie statt.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Egal, ob es um das neue Microsoft Dynamics 365 Business Central, die Produktlinien Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX oder Microsoft Dynamics CRM geht: Unsere Solutions arbeiten optimal mit Ihren ERP- und CRM-Systemen von Microsoft zusammen und stellen dadurch einen reibungslosen Informationsfluss im Unternehmen sicher.
Microsoft Outlook
Erweitern Sie Microsoft Outlook um eine Vielzahl an Dokumentenmanagement-Funktionalitäten:
• E-Mails bequem per Drag-and-drop im digital Archiv ablegen
• Bereichsübergreifende Suche sowohl in Outlook als auch im digitalen Archiv
• Dokumentenvorschau direkt in Outlook integriert
• Direktes Abbilden von zentralen Repository-/Akten-/Unternehmensablagestrukturen in Outlook
Microsoft Teams
Viele Anwendungen lassen sich bereits im Standard schnell und einfach in Microsoft Teams integrieren. Dies ist auch mit unseren Solutions möglich. Beispielsweise können Dokumente und Ordner aus dem digitalen Archiv mit einem Microsoft Teams-Channel geteilt werden. Dabei verbleiben die Daten im sicheren digitalen Archiv.
Weitere Fachanwendungen
Die Integration von weiteren Fachanwendungen ist möglich. Sie können uns gerne kontaktieren, um zu prüfen, wie wir Ihre Fachanwendungen am besten integrieren können.
Digitale Unterschrift
Mit digitalen Signaturen können Verträge, Auftragsbestätigungen, Rapporte und weitere Dokumente rechtsgültig elektronisch signiert werden. Dabei integrieren wir eine Schweizer Signierlösung in das digitale Archiv. Dadurch können Sie Verträge schneller abschliessen, Kosten reduzieren, papierlos von überall und die Echtheit von Signaturen innerhalb von Sekunden überprüfen.
Dabei werden die folgenden E-Signatur Standards unterstützt:
Basic
EES
Einfache
elektronische
Signatur
Dokumente
ohne gesetzliche
Formvorschrift mit
geringem Haftungsrisiko.
Hoch
FES
Fortgeschrittene
elektronische
Signatur
Dokumente
ohne gesetzliche
Formvorschrift mit
kalkulierbarem Haftungsrisiko.
Maximal
QES
Qualifizierte
elektronische
Signatur
Der handschriftlichen
Unterschrift gemäss
Schweizer and EU-
Recht gleichgestellt
Dokumente
mit gesetzliche
Formvorschrift oder hohem
Haftungsrisiko.